Hoe Lieven de Key Stepstone bewonerscommunicatie en beheer optimaliseert met GuestCompass

Voor woningcorporaties is het efficiënt beheren van communicatie, zeker bij nieuwbouwprojecten een flinke uitdaging. Een constante stroom van vragen, de noodzaak voor snelle ad hoc mededelingen en het eerlijk verdelen van voorzieningen kunnen een beheerder veel tijd kosten. Lieven de Key Stepstone huisvest jongeren en ontdekte hoe de inzet van GuestCompass hun beheerprocessen transformeerde, de communicatie stroomlijnde en zorgde voor aanzienlijke tijdwinst.  

Bart Dorrestein is beheerder bij de woningcorporatie en was verantwoordelijk voor de opstart van het nieuwbouwpand voor jongeren tussen de 23 en 28 jaar. Deze bewoners krijgen een vijfjarig contract en betrokken allemaal rond dezelfde periode hun nieuwe woning. 

"De in-huis periode, die ongeveer twee maanden duurt, is altijd hectisch," legt Bart uit. "Om dit in goede banen te leiden, is er vijf dagen per week een beheerder op locatie. We helpen de nieuwe bewoners op weg met allerlei vragen over de woning, van technische zaken tot praktische tips." 

De corporatie stond voor een aantal specifieke uitdagingen: 

• Repetitieve vragen: Hoe kunnen we bewoners proactief en efficiënt instrueren om een constante stroom van dezelfde vragen te voorkomen?
• Ad hoc communicatie: Hoe bereiken we snel alle bewoners tegelijk voor urgente mededelingen, zoals een verkeerd geparkeerde auto die de doorgang blokkeert?
• Eerlijke verdeling: Hoe beheren we de toewijzing van beperkte voorzieningen, zoals bergingen, op een transparante en eerlijke manier?
• Tijdsdruk: Hoe kan de beheerder zijn tijd zo effectief mogelijk inzetten, zonder te verdrinken in individuele mailtjes en vragen? 

Lieven de Key Stepstone koos voor GuestCompass als de centrale hub voor alle communicatie en informatie. De app werd ingezet om de belangrijkste uitdagingen direct aan te pakken. 

1. Proactieve instructies via de app
   Om de vele vragen over de woning voor te zijn, produceerde de corporatie een reeks korte instructievideo's. "We hebben video's gemaakt over de meest voorkomende vragen," vertelt Bart. "Die hebben we vervolgens in de app van GuestCompass gezet, zodat de huurders die op elk moment kunnen bekijken. Dit scheelt ons enorm veel tijd." 
    
2. Direct en meetbaar communiceren met pushberichten
   De mogelijkheid om pushberichten te sturen bleek een essentieel instrument, met name tijdens de drukke verhuisperiode. 
   
   "Zeker in de in- huis periode zijn er veel dingen die je ad hoc wilt communiceren," zegt Bart. "Bijvoorbeeld, er staat een auto dubbel geparkeerd. Met één druk op de knop stuur je een pushbericht naar alle bewoners: 'Wil de eigenaar van de auto met kenteken X zijn auto weghalen?' Iedereen krijgt hetzelfde bericht en je ziet dat het heel snel is opgelost."
   Een extra voordeel was de meetbaarheid. "Wat heel fijn is, is dat je een linkje in de pushberichten kunt plaatsen. Zo kun je precies registreren hoeveel mensen op de link hebben geklikt en dus het bericht hebben gezien."
    
3. Efficiënt beheer van voorzieningen
   De app werd ook ingezet voor het managen van de beschikbare bergingen. "We hebben in de app een pagina gemaakt en een oproep gedaan: 'We hebben een aantal bergingen beschikbaar, wees er snel bij, want op is op'," aldus Bart. "Middels de app konden we een wachtlijst aanmaken, waardoor we precies konden zien wie wanneer aan de beurt was. Op die manier konden we de verhuur ervan heel goed en eerlijk bijhouden."

De implementatie van GuestCompass heeft de manier van werken voor de beheerder fundamenteel veranderd. De app is niet zomaar een extra tool, maar de kern van de communicatiestrategie geworden. 

• Aanzienlijke tijdwinst: De beheerder besteedt significant minder tijd aan het beantwoorden van individuele vragen en het oplossen van kleine problemen.
• Verhoogde efficiëntie: Ad hoc problemen worden direct en collectief gecommuniceerd en daardoor sneller opgelost.
• Verbeterde bewonerservaring: Huurders zijn beter geïnformeerd, hebben 24/7 toegang tot belangrijke informatie en ervaren een professioneel en georganiseerd beheer.
• Proactief beheer: De beheerder kan zich nu meer richten op proactieve taken in plaats van constant reactief te moeten handelen.

Dit is een mooi voorbeeld van de kracht van centrale communicatie.
Ervaar de voordelen van gestroomlijnde communicatie en plan direct een persoonlijke demo in!